A. Ο Ρόλος & τα Καθήκοντα
1.Γραμματειακή Υποστήριξη & Επικοινωνία
● Διαχείριση επικοινωνίας: Υποδοχή, φιλτράρισμα και προώθηση email και αλληλογραφίας.
● Διαχείριση ημερολογίου (Calendar Management): Προγραμματισμός και συντονισμός συναντήσεων και συνεδριάσεων της διοίκησης ή της ομάδας.
● Σύνταξη εγγράφων: Δημιουργία, μορφοποίηση και επιμέλεια επαγγελματικών επιστολών, email, αναφορών, οδηγιών και παρουσιάσεων.
2.Οργάνωση & Διαχείριση Γραφείου (Office Management)
●Αρχειοθέτηση: Δημιουργία και διατήρηση ενός αποτελεσματικού συστήματος αρχειοθέτησης (ψηφιακού/cloud) για συμβόλαια, τιμολόγια και εταιρικά έγγραφα.
●Συντονισμός ταξιδιών: Κράτηση εισιτηρίων, ξενοδοχείων και οργάνωση του προγράμματος μετακινήσεων των στελεχών.
3.Διοικητική Υποστήριξη & Διαχείριση Έργων
● Διοικητική υποστήριξη των καθημερινών λειτουργιών και διαδικασιών σύμφωνα με τις πολιτικές του οργανισμού.
● Παρακολούθηση και υλοποίηση των διαφόρων έργων που αναλαμβάνονται σε συνεργασία με τον προϊστάμενο.
● Σχεδιασμός και διαχείριση εταιρικής επικοινωνίας και εταιρικών δρώμενων.
●Διαχείριση προβλημάτων ή/και οποιωνδήποτε θεμάτων μπορεί να προκύψουν με παροχή πληροφόρησης όπου και εφόσον χρειάζεται.
● Συνεχής συνεργασία και επικοινωνία με τη διεύθυνση και τους συνεργάτες για την αποτελεσματική επίτευξη των στόχων και τη συνεχή βελτίωση των λειτουργιών του οργανισμού.
4.Βασικά Λογιστικά & Οικονομικά Καθήκοντα
● Διαχείριση παραστατικών: Συλλογή, καταχώρηση και αρχειοθέτηση τιμολογίων, αποδείξεων και εξοδολογίων.
● Επικοινωνία με το Λογιστήριο: Προετοιμασία και αποστολή των απαραίτητων εγγράφων στον εξωτερικό ή εσωτερικό λογιστή κάθε μήνα.
● Παρακολούθηση πληρωμών: Έλεγχος εισπράξεων/οφειλών, αποστολή υπενθυμίσεων σε πελάτες και διαχείριση μικρού ταμείου (petty cash).
5.Υποστήριξη Ανθρωπίνων Πόρων (HR) & Εταιρικών Εκδηλώσεων
● Εταιρικές εκδηλώσεις: Συνδρομή στην οργάνωση και τον συντονισμό εταιρικών συναντήσεων, lunches, webinars ή social events της ομάδας.
Β. Το Προφίλ του Υποψηφίου (Απαραίτητα & Επιθυμητά Προσόντα)
● Πτυχίο ή πιστοποιητικά με έμφαση στη Διαχείριση Γραφείου, τις Γραμματειακές Σπουδές ή άλλο συναφές αντικείμενο, θα θεωρηθούν πρόσθετο προσόν.
●Εμπειρία στη διαχείριση έργων ή/και στην εφαρμογή/υλοποίηση επιχειρηματικών ή άλλων χρηματοδοτικών σχεδίων.
● Ικανότητα συγγραφής κειμένων για επικοινωνιακούς σκοπούς και reporting.
● Εξαιρετική γνώση της Ελληνικής και Αγγλικής γλώσσας.
●Άριστη γνώση χρήσης/χειρισμού Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, εφαρμογών MS Office, email communication και Λογισμικών Συστημάτων.
● Ικανότητα ιεράρχησης, μεθοδικότητα, αναλυτική σκέψη και ταυτόχρονη διαχείριση θεμάτων.
●Ανάληψη πρωτοβουλιών, ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και εξαιρετικές διαπροσωπικές δεξιότητες.
Γ. Τι Προσφέρεται
● Διαδικτυακή εργασία (Online work)*Το άτομο πρέπει να έχει ως βάση την Κύπρο.
● Πενθήμερη εργασία (εξαιρούνται οι περιπτώσεις επαγγελματικών ταξιδιών και εκδηλώσεων).
● Προσφέρεται ελκυστικό πακέτο απολαβών (συμπεριλαμβανομένων Κοινωνικών Ασφαλίσεων και ΓεΣΥ).
● 21 ημέρες πληρωμένης αδείας.
● Παρέχεται υπολογιστής και κινητό τηλέφωνο.
● Κάλυψη οδοιπορικών εξόδων.
● Εργασία σε ένα ευχάριστο και δυναμικό περιβάλλον.
● Μοναδική ευκαιρία για γνωριμία και εμβάθυνση στον κόσμο του κυπριακού κρασιού.
● Πληρωμένα εταιρικά ταξίδια.
Εάν η θέση σας ενδιαφέρει, παρακαλούμε όπως αποστείλετε το Βιογραφικό σας Σημείωμα στο hr@optimushr.net, αναγράφοντας τον κωδικό της θέσης.
