Job Description

Περίληψη Θέσης:

Αναζητούμε ένα οργανωτικό, υπεύθυνο και επικοινωνιακό άτομο για τη θέση Γραμματειακής Υποστήριξης. Ο/Η ιδανικός/ή υποψήφιος/α θα συμβάλλει στην εύρυθμη λειτουργία της εταιρείας, παρέχοντας διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη, διαχειριζόμενος/η την καθημερινή επικοινωνία με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες και δημόσιες αρχές. Η θέση είναι ιδανική για άτομα που επιθυμούν να αναπτύξουν τις δεξιότητές τους σε ένα επαγγελματικό και δυναμικό περιβάλλον.

Κύριες Αρμοδιότητες:

• Παροχή καθημερινής γραμματειακής και διοικητικής υποστήριξης.
• Διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων, ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και εισερχόμενης/εξερχόμενης αλληλογραφίας.
• Υποδοχή και εξυπηρέτηση πελατών, συνεργατών και επισκεπτών.
• Επικοινωνία και συντονισμός με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες και δημόσιες αρχές.
• Προγραμματισμός και συντονισμός συναντήσεων, ραντεβού και επαγγελματικών υποχρεώσεων.
• Προετοιμασία επιστολών, αναφορών, παρουσιάσεων και άλλων διοικητικών εγγράφων.
• Διατήρηση και οργάνωση φυσικών και ηλεκτρονικών αρχείων.
• Διεκπεραίωση διοικητικών εργασιών όπως αρχειοθέτηση, σάρωση, φωτοτυπίες και ενημέρωση αρχείων.
• Υποστήριξη της διοίκησης στην οργάνωση έργων, εκδηλώσεων ή άλλων εταιρικών δραστηριοτήτων.
• Συνεργασία με το λογιστήριο για την προετοιμασία και διαχείριση βασικών διοικητικών εγγράφων, όπου απαιτείται.
• Εκτέλεση άλλων διοικητικών καθηκόντων που ανατίθενται από τη διοίκηση.

Βασικές Απαιτήσεις:

Δεξιότητες:

• Άριστη γνώση της ελληνικής και της αγγλικής γλώσσας (γραπτά και προφορικά).
• Πολύ καλή γνώση ηλεκτρονικών υπολογιστών και Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες.
• Ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και προτεραιοτήτων.
• Επαγγελματισμός, υπευθυνότητα και διακριτικότητα στη διαχείριση πληροφοριών.

Προσωπικά Χαρακτηριστικά:

• Ευχάριστη και επαγγελματική προσωπικότητα.
• Προσοχή στη λεπτομέρεια και οργανωτική σκέψη.
• Ικανότητα εργασίας τόσο ανεξάρτητα όσο και ως μέλος ομάδας.
• Ήθος, αξιοπιστία και υπευθυνότητα.
• Θετική διάθεση για μάθηση και επαγγελματική εξέλιξη.

Εμπειρία & Εκπαίδευση:

• Προηγούμενη εμπειρία σε γραμματειακή ή διοικητική υποστήριξη θα θεωρηθεί επιπλέον προσόν.
• Απολυτήριο Λυκείου απαιτείται.
• Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, Γραμματειακές Σπουδές ή άλλο συναφές αντικείμενο θα θεωρηθεί πλεονέκτημα.

Παροχές:

• Ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών ανάλογα με τα προσόντα και την εμπειρία.
• Ετήσια άδεια με αποδοχές.
• Πενθήμερη εργασία.
• Συνεχής εκπαίδευση και ευκαιρίες επαγγελματικής ανέλιξης.
• Προοπτικές εξέλιξης μέσα στην εταιρεία.

Σημείωση: Λόγω του μεγάλου αριθμού αιτήσεων, μόνο οι υποψήφιοι που θα επιλεγούν για συνέντευξη θα ενημερωθούν.

Omakoeion Services Ltd, based in Limassol, is looking to expand its team by hiring a Secretary.

Job Summary:

We are looking for an organized, responsible, and proactive individual to join our team as a Secretary. The successful candidate will support the smooth day-to-day operation of the company by providing administrative and secretarial support while managing communication with clients, suppliers, business partners, and public authorities. This position is ideal for candidates who are looking to develop their skills and grow their career in a professional and dynamic working environment.

Key Responsibilities:

• Provide daily administrative and secretarial support.
• Manage telephone calls, emails, and incoming/outgoing correspondence.
• Welcome and assist clients, business partners, and visitors.
• Communicate and coordinate with clients, suppliers, business partners, and public authorities.
• Schedule and coordinate meetings, appointments, and business activities.
• Prepare letters, reports, presentations, and other administrative documents.
• Maintain and organize both physical and electronic filing systems.
• Perform general administrative duties, including filing, scanning, photocopying, and updating records.
• Assist management with the coordination of projects, events, and other company activities.
• Liaise with the accounting department regarding administrative documentation when required.
• Perform any other administrative duties assigned by management.

Requirements:

Skills:

• Excellent verbal and written communication skills in both Greek and English.
• Very good computer literacy, including Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, and PowerPoint).
• Excellent organizational and communication skills.
• Ability to manage multiple tasks efficiently and prioritize workload.
• Professionalism, reliability, and discretion when handling confidential information.

Personal Attributes:

• Pleasant, professional, and approachable personality.
• Strong attention to detail and excellent organizational skills.
• Ability to work independently as well as part of a team.
• High level of integrity, responsibility, and reliability.
• Positive attitude with a willingness to learn and develop professionally.

Experience & Qualifications:

• Previous experience in a secretarial or administrative support role will be considered an advantage.
• High school diploma is required.
• A degree or diploma in Business Administration, Secretarial Studies, or a related field will be considered an advantage.

Benefits:

• Competitive remuneration package based on qualifications and experience.
• Paid annual leave.
• Five-day working week.
• Ongoing training and professional development opportunities.
• Career growth and advancement prospects within the company.

Note: Due to the high volume of applications, only shortlisted candidates will be contacted for an interview.

How to Apply

Αίτηση:

Παρακαλούμε αποστείλετε το βιογραφικό σας σημείωμα και, εφόσον υπάρχει, μία σύντομη συνοδευτική επιστολή στο hr@omakservices.com, αναγράφοντας τον τίτλο της θέσης «Γραμματειακή Υποστήριξη».

Application:

Interested candidates are invited to send their CV and, if available, a short cover letter to hr@omakservices.com, quoting the position title "Secretary".

Soft Skills

Technical Skills

Job Categories

About Company

Omakoeion Services